Introducción

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Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas,entre otras. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y salidas, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Programas de contabilidad: estos les facilitan al usuario el análisis y la compilación de información financiera, ya sea para el ámbito doméstico o para alguna empresa. Los primeros generalmente cuentan con una base de datos para actualizar los gastos realizados y también utilidades para las chequeras, que sirven para conciliar e imprimir cheques. También se utilizan para planear balances, saber cuáles son los impuestos que faltan pagar y cuáles no, también pueden incluir calculadora y utilidades para la tarjeta de crédito. Los programas de contabilidad destinados a las empresas cuentan con todas las funciones mencionadas y además con un módulo para realizar nómina, facturación e inventarios.

Un software contable bien diseñado ofrece:

• Rapidez y oportunidad

Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

• Volumen de producción

Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

• Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

• Preparación automática de informes

En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

• Impresión automática de documentos.

Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Si bien es cierto que los sistemas de contabilidad  se vuelven un buen soporte para las personas que toman las decisiones dentro de la organización, un mal software contable puede entorpecer este  objetivo y no solo esto, para nosotros los contadores se vuelve de graves consecuencias, al tener sistemas que no faciliten el trabajo diario, esto provocaría que la información financiera dejaría de ser útil  para la toma de decisiones y se convertiría solo en información histórica.